Zagadnienie “Czy obraz z kamer może być wykorzystywany do kontrolowania obecności i pracy pracowników i jakie można na podstawie zarejestrowanego obrazu wyciągnąć konsekwencje” doczekało się niedawno regulacji. Od dnia 25 maja 2018 r. obowiązuje art. 22[2] Kodeksu pracy. Stanowi on, że:

• 1.  Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring).
• 2.  Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego w § 1 i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.
• 3.  Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania.
• 4.  W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin określony w § 3 ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
• 5.  Po upływie okresów, o których mowa w § 3 lub 4, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.
• 6.  Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
• 7.  Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.
• 8.  Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje, o których mowa w § 6.
• 9.  W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.
• 10.  Przepis § 9 nie narusza przepisów art. 12 i art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1).

Ostatni paragraf przytoczonego przepisu zawiera odesłanie do Rozporządzenia 2016/679. Jest to akt powszechnie znany pod skrótowcem RODO, a znajomość istotnej treść art. 12 i 13 jest obecnie prawdopodobnie powszechna wśród mieszkańców Polski korzystających z Internetu, bowiem niezliczone firmy zasypują nas informacjami o przetwarzaniu naszych danych osobowych.

Art. 12 odniesiony do pracodawcy stosującego monitoring nakłada na tego pracodawcę obowiązek przejrzystego i zrozumiałego poinformowania pracowników o fakcie i zasadach stosowania monitoringu (co po części pokrywa się ze szczegółowymi regulacjami art. 22[2]). Ponadto pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika to jego prawach w zakresie przetwarzania danych. Art. 13 RODO reguluje jakie informacje należy przekazać pracownikowi.

Biorąc pod uwagę, że pracodawca ma dość mocne i jasne podstawy do stosowania monitoringu, na szczególną uwagę zasługują następujące prawa pracownika:

1. Prawo do otrzymania informacji jakie dane osobowe są przetwarzane (art. 15 RODO). Należy uznać, że pracownik ma prawo do zapoznania się z nagraniami dotyczącymi jego osoby oraz do otrzymania ich kopii (art. 15 ust. 3 RODO), zapewne na własny koszt. Oczywiście praktyczna realizacja tego prawa może być niezwykle utrudniona – oczekiwanie, że pracodawca wyselekcjonuje cały materiał dotyczący danego pracownika z okresu trzech miesięcy nie jest realistyczne. Z całą pewnością można natomiast żądać udostępnienia konkretnego fragmentu zapisów monitoringu. Ponadto wydaje się, że wizerunki innych osób powinny być zamazane (art. 15 ust. 4 RODO) w stopniu uniemożliwiającym identyfikację. Znowu, w praktyce realizacja tego będzie zapewne utrudniona.
2. Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych w formie monitoringu (art. 21 ust 1 RODO). Tu należy zakładać, że sprzeciw nie będzie skuteczny z uwagi na to, że art. 22[2] k.p. daje pracodawcy jednoznaczną podstawę prawną. Nie można jednak wykluczyć, że skuteczny okaże się sprzeciw w jakiejś wyjątkowej sytuacji.

Na koniec warto nawiązać do wyroku ETPCz w sprawie Barbulescu (wyrok Wielkiej Izby z 05 września  2017 r., sygn. 61496/08). Wyrok ten zapadł na skutek odwołania i wydany został w składzie 17 sędziów (tzw. Wielka Izba), a zatem ma szczególną wagę. Wyrok ten wprost dotyczy monitoringu korespondencji mailowej pracowników, ale częściowo zachowuje aktualność na gruncie monitoringu wizyjnego. Konkretnie uważam, że aktualne pozostaje oczekiwanie Trybunału iż w razie sporu to pracodawca będzie wykazywał, że nie można było osiągnąć zakładanego celu przez zastosowanie środka mniej inwazyjnego niż monitoring (zob. § 121 tego wyroku). Będzie to szczególnie aktualne w wyjątkowych przypadkach o których mowa w art. 22[2] § 2 k.p.

Opracował adw. Łukasz Panasiuk