Obieralne Organy Federacji to Zarząd Główny , Prezydium Zarządu Głównego oraz Komisja Rewizyjna. W skład Prezydium Zarządu Głównego wchodzi między innymi Przewodniczący Zrzeszenia i Wiceprzewodniczący Zrzeszenia. Kadencja obieralnych Organów Zrzeszenia trwa cztery lata. W tym miejscu dla jasności wywodu wyjaśnić należy, że Przewodniczącego Zrzeszenia i Wiceprzewodniczących wybiera się jako członków Prezydium Zarządu Głównego, zatem także co cztery lata.   Członków Organów Zrzeszenia obecnej kadencji wybrano 15 października 2008 roku.

Powstaje pytanie; do kiedy sprawują swoją funkcję i kiedy powinien odbyć się Zjazd Wyborczy Federacji.

Tezy

13. Zrzeszenie jest organizacją związkową, której prawa i obowiązki regulowane są ustawą z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych. Ustawa ta wskazuje, że organy związku, tryb ich wyboru i odwołania, zakres ich kompetencji oraz okres kadencji określa statut Związku art. 13. Wg art. 9 statutu Kadencja Zarządu Głównego, Prezydium Zarządu Głównego (w tym Przewodniczącego Zrzeszenia i Wiceprzewodniczących) oraz Komisji Rewizyjnej Zrzeszenia Związków Zawodowych Energetyków trwa 4 lata i jest wspólna dla wszystkich członków. Statut rozróżnia także pojęcie mandatu i kadencji. Wg Statutu mandat wygasa z chwilą odbycia zjazdu lub z chwilą śmierci rezygnacji lub odwołania członka organu. Aktualny skład Zarządu Zrzeszenia, Komisji Rewizyjnej i jego Prezydium wybrany został na Zjeździe odbytym 15-go października 2008 roku. Należy zatem przyjąć, że kadencja obecnych władz (Organy Zrzeszenia plus Przewodniczący i Wiceprzewodniczący) Związku upływa 15-go października 2012 roku i w tym dniu powinien odbyć się Zjazd Wyborczy.
14. Biorąc pod uwagę obowiązki rejestracji dokumentów finansowych Zrzeszenia jako osoby prawnej w Krajowym Rejestrze Sądowym, Zjazd Sprawozdawczy Zrzeszenia za 2011 rok powinien odbyć się z końcem czerwca 2012 r. Z powyższego wynika, że w 2012 roku powinny odbyć się dwa Zjazdy – pierwszy Sprawozdawczy a drugi Wyborczy. Biorąc pod uwagę zasady ekonomiki, którymi kieruje się Zrzeszenie, powstaje pytanie; czy istnieje prawna możliwość odbycia jednego Zjazdu Sprawozdawczo Wyborczego w pierwszej połowie 2012 roku, lub w dniu 15-go października 2012 roku. Rozpatrzyć należy także pytanie; czy jest możliwość rezygnacji ze Zjazdu Wyborczego w październiku 2012 roku i dokonania wyborów w pierwszej połowie 2013 roku, w trakcie Zjazdu sprawozdawczego. Tylko na jedno z powyższych pytań można udzielić jednoznacznej odpowiedzi. Nie powinno się przesuwać Zjazdu Sprawozdawczego za rok 2011 na październik 2012 roku. Obowiązki sprawozdawczości osób prawnych i związane z nimi terminy są określone ustawowo w sposób jednoznaczny. Zjazd Sprawozdawczy za 2011 rok musi się odbyć do końca pierwszej połowy 2012 roku.

• Odpowiedź na dwa pozostałe pytania zależy od odpowiedniej interpretacji Statutu – gdyż jak już wyżej wskazano przepisy powszechne są w tej materii zbyt obszerne a szukanie analogii dla całości zagadnienia chociażby w ustawie Kodeks Spółek Handlowych może okazać się niecelowe. Wg Statutu; organem uprawnionym do interpretacji tego dokumentu jest Zjazd Zrzeszenia, Zarząd lub Prezydium. Sprawa kadencyjności dotyczy jednak osób zasiadających w tych Organach. Można zatem przyjąć że Organy te, dokonując interpretacji Statutu w zakresie własnej kadencyjności wypowiadałby się wiążąco we własnej sprawie. Interpretację w tym zakresie należy powierzyć zatem najbliższemu Zjazdowi.

1. Interpretację należy oprzeć o pewne przesłanki.

W pierwszej kolejności należy określić czym jest kadencja. Ustawa o związkach zawodowych nie definiuje tego pojęcia – należy zatem odnieść się do najbliższej ustawy określającej statut, prawa i obowiązki osób prawnych i tam jej poszukać. Ustawą taką będzie Kodeks Spółek Handlowych. W art. 369 § 1 podana jest definicja kadencji. Wg tego artykułu kadencją jest okres sprawowania funkcji przez członka zarządu. Organy Zrzeszenia sprawują funkcję 4 lata. Nie ma tu mowy o latach kalendarzowych można zatem przyjąć że jest to kolejne 48 miesięcy. Skoro jednak może budzić to wątpliwości rozstrzygnąć w tej sprawie powinna uchwała interpretacyjna Zjazdu w następującym brzmieniu 1-go punku; 

1. Kadencja Organów Zrzeszenia trwa 4 lata, co oznacza kolejno następujące po sobie 48 miesięcy.

Przyjmując takie założenie Zjazd Wyborczy powinien odbyć się w dniu upływu kadencji a wyboru powinno dokonać się dokładnie w tej samej chwili co 4 lata temu.

Takiej drobiazgowości i wynikającym z niej uciążliwościom zapobiega pojęcie mandatu. Za mandat doktryna prawna (między innymi J. Brol i M. Safian) uważa „sumę obowiązków członka organu z tym ze wygaśniecie mandatu utożsamia się z formalnym rozliczeniem członka organu z pełnionych przez niego obowiązków”. Przyjmując tę definicję możemy stwierdzić, że członek organu pełni swoją funkcję 4 lata w okresie od 15 października 2008 do 15 października 2012 roku. Pełni ją na podstawie udzielonego mandatu przez organ zwierzchni, który go powołał (Zjazd) – czyli ma mandat do jej pełnienia. Upływ  4-letnmiej kadencji nie zdejmuje jednak automatyczne określonych obowiązków wobec Zrzeszenia z członka danego Organu, które to obowiązki wynikają z powierzonego mu przez organ powołujący mandatu. Obowiązki te może zdjąć dopiero ten Organ. W jaki sposób? Poprzez odwołanie go z funkcji (przerwanie kadencji) lub rozliczenie go z pełnionej funkcji poprzez udzielenie mu absolutorium lub odmowę – zatem po upływie kadencji. Dopiero te czynności powodują wygaśnięcie mandatu. O tym mówi ust. 5 i 6 art. 9. Statutu. Jasne jest zatem, że mandat nie zawsze musi wygasać z chwilą zakończenia kadencji. Przed upływem kadencji może nastąpić w przypadku rezygnacji, śmierci lub odwołania. Po upływnie Kadencji z chwilą najbliższego Zjazdu sprawozdawczego, który dokona rozliczeń jego pracy. Bez skwitowania należałoby przyjąć, że mandat trwa nadal. Odnosząc się do rozpatrywanego stanu faktycznego: w pierwszej połowie 2012 roku (a więc jeszcze w czasie trwania kadencji) podczas Zjazdu sprawozdawczego za 2011 rok członkowie Organów Zrzeszenia utraciliby mandat dopiero po uprzednim odwołaniu z funkcji – czyli przerwaniu kadencji. Po formalnym – 4-letnim upływie kadencji osoby te mają zatem jeszcze mandat do pełnienia obowiązków do najbliższego Zjazdu, który dokona ich rozliczenia. Druga część uchwały interpretacyjnej powinna brzmieć zatem w ten sposób:

2. Po upływie kadencji członkowie Organów zrzeszenia pełnią nadal swoje mandaty do dnia najbliższego Zjazdu Sprawozdawczego lub Sprawozdawczo-wyborczego, który dokona ich skwitowania oraz powoła do organów nowych członków.
3. Powyższe rozumowanie potwierdza teza Wyroku Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z dnia 3 marca 2006 r. II CSK 147/2005 LexPolonica nr 1935504
4. Dopuszczalna jest zmiana umowy spółki z o.o. przez uchylenie jej dotychczasowego tekstu oraz uchwalenie w całości nowego. Dla skuteczności zmiany tych postanowień umowy, których nie wymienia art. 166 ksh, jako podlegających obligatoryjnemu ujawnieniu w rejestrze, wystarczające jest w takiej sytuacji wskazanie w postanowieniu o wpisie, że nastąpiła zmiana umowy spółki przez uchylenie dawnego tekstu i uchwalenie nowego, bez konieczności wymieniania zmienionych lub uchylonych postanowień (art. 255 i art. 166 w zw. z art. 256 ksh).
5. Z uwagi na to, że zmiana umowy spółki z o.o. w zakresie przedłużenia kadencji zarządu nie należy do zmian danych wskazanych w art. 166 ksh, których ujawnienie w rejestrze jest obligatoryjne, dla jej skuteczności nie jest konieczne wskazanie w postanowieniu Sądu rejestrowego określonego postanowienia umowy spółki, które uległo zmianie, a wystarczające jest ogólne stwierdzenie, że nastąpiła zmiana umowy spółki przez uchylenie starego i uchwalenie nowego tekstu umowy.
6. Nawet w sytuacji, gdy upłynął już okres, na jaki został powołany członek zarządu (jego kadencja), może trwać jeszcze jego mandat, do czasu odbycia określonego w tym przepisie zgromadzenia wspólników. Nie następuje w wyniku tego przedłużenie kadencji, która już upłynęła, a jedynie trwanie mandatu do określonego ustawowo momentu.
7. Biorąc powyższe pod uwagę – odpowiadając wprost na postawione pytanie – istnieje prawna możliwość odbycia Zjazdu Wyborczego do organów Zrzeszenia na wiosnę 2013 roku. W okresie tym Zrzeszenie nie będzie funkcjonowało bez swoich Organów, gdyż osoby w nich zasiadające aż do czasu negatywnego lub pozytywnego skwitowania będą posiadać mandat do pełnienia swych funkcji. Zasady ekonomiki, a zwłaszcza koszty odbycia Zjazdu uzasadniają połączenie Zjazdu Sprawozdawczego ze Zjazdem Wybiorczym w pierwszym lub drugim kwartale 2013 roku. W związku z upływem kadencji i funkcjonowaniem Organów jedynie na podstawie mandatu Zarząd nie powinien dokonywać zbędnej zwłoki ze zwołaniem tego Zjazdu. 

Warszawa 11 12 2013 Marcin Szymanek